Die schrittweise Umstrukturierung des Studienangebots am FB T von Diplom- auf Bachelor-/ Master–Studiengänge und die sich dadurch abzeichnende Vielfachung des Planungsaufwandes sowie die Internationalisierungsstrategie wurden zum Anlass genommen, nach einer geeigneten Softwarelösung zur Unterstützung der Studienprogramm-Planung zu recherchieren. Dies führte direkt zu der Frage, ob zukünftig auch weitere, mit dem Studienablauf am Fachbereich verbundenen Prozesse wie
- Online-Bewerbung / Bewerberauswahl
- Ressourcenplanung: Lehrende – Räume – Geräte (mittel- und kurzfristig)
- Verwaltung des Studienablaufes (Einschreiben - Austragen) sowie des individuellen Studienfortschritts
- Kommunikation von Lehrenden / Mentoren mit Studierenden per e-Mail
- Anbindung an e-Learning-Systeme
- Erstellung von Bescheinigungen, offiziellen Aushängen etc.
- Berichtswesen, Ermittlung von Kenngrößen wie z.B. CNW
- Sonstige Prozesse wie Evaluation, Alumni-Betreuung, …
durch den Einsatz von Campusmanagement-Systemen transparenter, effizienter und zeitgemäßer gestaltet werden sollten.
Ab April 2005 beschäftigte sich ein studentischer Mitarbeiter unter anderem mit der Recherche nach geeigneten Lösungen. Dazu wurden verschiedene interne und externe Quellen herangezogen, Anbieter kontaktiert und bei Fachhochschulen und Universitäten in Deutschland nach Erfahrungen gefragt. Wie allseits bekannt, ist der Stellenwert von Informationstechnologie an Hochschulen bei der Bewältigung ihrer Kernprozesse noch ausbaufähig (siehe z.B. hier). Andererseits müssen die Größe des Fachbereichs, die jeweils verfügbaren personellen und materiellen Ressourcen bei Einführung und Betriebsführung sowie übergreifende Standards bedacht werden. Dies führt zur Einsicht, dass die angestrebte Daten- und Prozessintegration nicht auf einen Schlag und nicht mit einer einzigen Software erreicht werden kann. Beispielhaft für eine maßgeschneiderte (Teil-)Lösung ist die seit 2005 im Praxiseinsatz befindliche Wahlfacheinschreibung per Internet, welche am hiesigen Fachbereich entwickelt wurde.
Anhand der Kriterien
- Kosten (einmalige vs. laufende Kosten - Lizenz, Support, Schnittstellen usw. )
- Unterstützung der BA/MA-Planung (Studiengang-übergreifend, Erstellung von Musterstudienplänen, Abbildung von Prüfungsordnungen)
- Möglichkeit der Ressourcenzuordnung (Dozenten - Räume - Geräteausstattung)
- Unterstützung täglicher Verwaltungsprozesse und Informationsflüsse
- Standardisierungsgrad der Lösung (Hochschule, Freistaat Thüringen)
- Vorhandensein, Umfang und Beschaffenheit der Schnittstellen (Internetpräsenz, HIS etc.)
- Systemvorraussetzungen, Kompatibilität mit den vorhandenen Rechnern des FB T
- Nutzerfreundlichkeit (Einfache Eingabe und Pflege der anfallenden Daten, möglichst kurze Einarbeitungszeit in die Software, intuitive Darstellbarkeit der Lösungen, Mehrsprachigkeit)
wurden Nutzen-Kosten-Abwägungen verschiedener Produkte und Varianten vorgenommen und im Juli 2005 dem Fachbereichsrat präsentiert.
Die Meinungsbildung ergab, dass zunächst die maschinelle Ressourcenplanung - strategisch und operativ, basierend auf der bereits an der FHE vorhandenen Software S-PLUS - unterstützt werden sollte. Daraufhin wurde im Sommer ein vierköpfiges Projektteam gebildet, welches nun in Abstimmung mit der Hochschulleitung die Einführung vorantreibt. Die ersten Aktivitäten im Überblick:
- 2-tägige Schulung der Pilotanwender bzw. Entscheidungsträger
- Zweimonatige Testphase der Modulplanungssoftware
- Erfassung und Eingabe der Stammdaten (Zeitdomäne, Ressourcen und Nutzungspräferenzen)
- Detaillierte Abbildung der Studienangebote (Dipl., BA/MA) im System
- Anlegen von sog. Studenten-Sets entsprechend vorgesehenem "Mengengerüst".
Im ersten Halbjahr 2006 konzentrierten sich die Arbeiten auf die Web-Schnittstelle, die ausführliche Dokumentation und die Automatisierung der Planungsläufe. Mittlerweile ist die Software voll einsatzfähig und wird auch vin anderen Fachrichtungen der Hochschule angewendet.